Listas de correo - Guía para propietarios y moderadores

Introducción: ¿quién es el encargado de gestionar las listas de correo?

Recuerda: un servicio de listas de correo involucra a cuatro tipos de roles:

  • listmaster;
  • propietario;
  • moderador;
  • suscriptor;

Revisa la descripción de cada rol para saber más sobre esto.

Solicitar la creación de una lista de correo

La solicitud de creación de una lista puede estar sujeta a condiciones. Incluso si cumples esas condiciones, la creación de la lista estará sujeta a la aprobación por parte de los listmasters

Para solicitar la creación de una lista de correo, haz lo siguiente:

  1. Dirígete a la página de inicio del entorno web de listas y accede.
  2. En el menú superior, pincha en el enlace 'Crear lista'.
    Si no se muestra el enlace, significa que no tienes privilegios suficientes para crear una lista.
  3. Dale un nombre a la lista (sólo introduce el nombre, sin '@' ni el dominio; ejemplo: languages_spanish y no languages_spanish@).
    No utilices ningún espacio, acnetos o caracteres especiales para los nombres de listas: esos caracteres pueden causar problemas. Elige un nombre corto y explícito: ¡piensa en los suscritpores que tienen que escribir ese nombre cada vez que quieran mandar un mensajes a la lista!. Si gestionas un conjunto de listas, puedes poner un prefijo común a los nombres de las listas; así estarán juntas cuando se ordenen y serán fácilmente reconocibles (ejemplo: xx-users@, xx-hotline@, etc.).
  4. Choose a list type among the predefined types (the predefined types are only examples of typical configurations that can be changed by the list owners after creation; it is even possible to configure the list beyond the options offered in the list administration module, by asking the listmasters).
  5. Elige un asunto para tu lista. El asunto se mostrará como cabecera de todas las páginas de la lista, y tambíen será visible en las páginas de índice de listas (lista de listas, lista de tus suscripciones, etc.) y en la barra de título del navegador.
  6. Elige un tema en el desplegable de 'Temas'.

    Si ningún tema encaja en tus necesidades, puedes solicitar la creación de un nuevo tema solicitándoselo a los listmasters.

  7. Introduce una descripción para tu lista. La descripcíon se mostrará en la página de información de la lista y en la 'Carta de bienvenida para Suscriptores' enviada por correo a cada nuevo suscriptor, bajo la cabecera 'Asunto de la lista'. Esta descripción puede contener información sobre los siguientes aspectos:
    • motivo de la lista y objetivos;
    • temas discutidos;
    • funcionamiento de la lista (responsabilidades, estado de la lista, etc.);
    • reglas aplicables;
    • descripción de los suscriptores típicos (sus ocupaciones, los proyectos que gestionan, sus nacionalidades, etc.).

    Puedes dar formato a la descripción de la lista con etiquetas HTML. Ten cuidado: si tu descripción es larga, utiliza finales de línea manuales (tecla ENTER de tu teclado); si no lo haces, es posible que no se vea por completo en la ventana del navegador.

  8. Pincha en el botón 'Enviar la solicitud de creación de lista'.

Se muestra un mensaje para informarte que la solicitud de creación de la lista ha sido enviada a los listmasters y desde ese momento, puedes modificar la lista pulsando el botón 'Admin'. Sin embargo, el mensaje advierte que la lista se instalará y será visible en el servidor solamente tras la aprobación por parte del listmaster.

Tras esto, debes esperar a la parobación de la lista por parte de uno de los listmasters. Entonces recibirás un mensaje de notificación titulado 'Creación de la lista nombredelalista', informádote que tu lista ha sido creada.

Por último, suscríbete a tu lista: crear una lista o ser su propietario o moderador no significa que automáticamente estés suscrito a ella.

Gestionar una lista

Para gestionar una lista de la que eres propietario, haz lo siguiente:

  1. Ve a la página de inicio de la lista y accede.

    Si estás suscrito a la lista con distintas direcciones, utiliza la dirección con la que solicitaste la creación de la lista.

  2. Ve a la página de información de la lista que quieres gestionar.
  3. En el menú lateral izquierdo, pincha en el enlace 'Admin'.

Para navegar por las secciones del módulo de administración, pincha en los enlaces situados bajo el enlace 'Admin', en el menú lateral izquierdo.

Las distintas secciones te permiten:

Las opciones disponibles en el submenú 'Moderar' te permitirá:

Configurar la lista

Para aprender a configurar la lista, por favor revisa la documentación sobre la configuración de listas.

Personalizar la lista

Desde esta página, puedes editar una serie de ficheros relacionados con la lista, entre ellos:

  • mensajes típicos enviados a los suscriptores en ocasiones particulares:
    • mensaje de bienvenida: este mensaje corresponde a la notificación enviad a la gente que se acaba de suscribir. Debes escribir una carta de bienvenida a tu lista y añadirla a este mensaje de bienvenida. Puedes crear un mensaje MIMEestructurado (reservado para los expertos en formateo MIME);
    • mensaje de desuscripción: este mensaje se envia a la gente que se desuscribe de la lista;
    • mensaje borrado: este mensaje se envía a la gente que se desuscribe de la lista (comando DEL), especialmente porque su dirección ocasiona rebotes;
    • mensaje recordatorio: este mensaje se envía a los suscriptores como un recordatorio personalizdo cuando se utiliza el comando REMING. Este comando es esencial para el buen funcionamiento de tu lista ya que muchos rebotes son provocados por gente cuya actual dirección de correo ya no es la dirección suscrita, o incluso quien ha olvidado que están suscritos a la lista;
    • mensajes de invitación a la suscripción: este mensaje se envia a gente para invitarles a suscribirse a la lista utilizando el comando INVITE;
    • notificación de mensaje rechazado por el moderador: este mensaje se envía al remitente de un mensaje rechazado por el moderador;
    • notificación de mensaje rechazado por un virus: este mensaje se envía al remitente de un mensaje en el cual se han encontrado virus.
  • ficheros varios:
    • descripción de la lista: la descripción de la lista se envía por correo como resultado del comando INFO. Por defecto, también se incluye en el mensaje de bienvenida (notificación de suscripción). Esta descripción no es la misma que la mostrada en la página de presetnación de la interfaz web de la lista.
    • página principal de la lista: esta descripción está disponible en la página de información de la lista. Puede estar en formato HTML. Incluso si no utilizas este formato, utiliza la etiqueta <br /> para introducir saltos de línea.
    • cabecera del mensaje: cuando está disponible, se añade como un adjunto MIME al principio de cada mensaje distribuido a la lista;
    • pie de página del mensaje: cuando está disponible, se añade como un adjunto MIME al final de cada mensaje distribuido a la lista;

Por defecto, Sympa utiliza ficheros predefinidos; en este caso, los ficheros específicos correspondientes a tu lista están vacíos. Para editar un fichero, elígelo desde la lista dessplegable y pincha en el botón 'Editar'. Tendrás la posibilidad de cambiar el campo 'From' (remitente), el campo 'Subject' (asunto) y el cuerpo del mensaje.

Ten cuidado: los valores entre corchetes son variables. No las cambies, a no ser que sepas lo que realmente estás haciendo...

Gestionar el espacio web compartido de documentos

Por defecto, las listas no tiene espacio web compartido de documentos. Así que tienes que crearlo. Para hacerlo, ve al módulo de administración y pincha en el enlace 'Create shared'.

Para permitir que los suscriptores publiquen documentos en el espacio web compartido, necesitas cambiar los permisos por defecto: en el módulo de administración de la lista, pincha en 'Editar configuración de la lista' y luego en ''. Al principio de la página, existe un desplegable titulado 'Quién puede editar'; elige la opción 'Restringido a suscriptores'

Ten cuidado: si creaste directorios antes de cambiar estos permisos, los directorios seguirán sin poder escribirse en ellos. Si quieres que tengan permisos de escritura, tendrás que cambiar los permisos de acceso para cada directorio.

Puede que también quieras establecer cuotas para el espacio web compartido de docuemtnso en la página 'Privilegios' de la sección 'Editar configuración de la lista'.

Para conocer todo lo necesario para la gestión del espacio web compartido de documentos(cómo organizarlo, cambiar permisos de acceso, nombres de documentos, etc.), revisa la sección 'Utilizar el espacio web compartido de documentos' de la Guía de usuario.

Para prohibir el acceso al espacio web compartido de documentos, pinchar en 'Eliminar compartido' en el submenú 'Admin'. Puedes reabrirlo pinchando en 'Restaurar compartido. Eliminar o reabrir el espacio web compartido de documentos no tiene impacto en los documentos que éste contiene.

Gestionar suscriptores

Esta sección te permite navegar por el listado de suscriptores de la lista. Cada suscriptor dispondŕa de la siguiente información:

  • dirección de correo
  • dominio de la dirección de correo (@cru.fr, @sympa.org, @fai.com, etc.);
  • foto (en caso de haberse activado esta funcionalidad para la lista);
  • nombre (según se haya realizado la suscripción, esta información podría no estar disponible);
  • modo de envío de mensajes;
  • fuente de datos indicando el origen en caso de que el suscriptor esté incluido o suscrito diréctamente;
  • fecha de la suscripción a la lista;
  • última actualización de las opciones del suscriptor.

Por defecto, cada página muestra 25 suscriptores. Puedes navegar a través de las páginas utilizando las flechas de navegación o mostrando más suscriptores en cada página. Puedes también reordenar la lista de suscriptores según diferentes criterios pinchando en la correspondiente cabecera de cada columna.

Para buscar a un suscriptor, introduce todo o parte de su dirección de correo o de su nombre en la casilla y pincha en el botón 'Buscar'.

Puedes suscribir otra gente a la lista desde esta página:

  • Parsa añadir una única persona, introduce su dirección de correo en la casilla y pincha en el botón 'Añadir'.
  • Para añadir varias personas, pincha en el botón 'Añadir varios'. En la casilla que se muestra, introduce una dirección dec orreo y el nombre de cada persona que quieras suscribir en la lista y pincha 'Añadir suscriptores'.

Si quieres suscribir a gente sin que sea avisada de ello, activa la casilla 'Silencioso'. Sin embargo, ¡es mejor avisar a la gente que la estás suscribiendo a la lista!

A pesar de que tienes la posibilidad de que la gente se suscriba a tu lista de correo, siempre es mucho mejor que la gente realice los pasos necesarios para suscribirse ellos mismos a la lista. También puedes invitar a gente a que se suscriba a la lista a través del comando INVITE: envia un email a sympa6@listas.csic.es y escribe el siguiente comando en el cuerpo del mensaje:invite nombredelalista direcciondecorreo(ejemplo:invite list_example john.doe(@)fai.com).

Para aceptar o rechazar una solicitud de suscripción a la lista, pincha en 'suscripciones pendientes'. Se mostrará un listado con toda la gente que ha solicitado la suscripción a la lista. Para acetar o rechazar una solicitud, activa la caja situada al lado del nombre de la persona y pincha en el botón de tu elección.

Para enviar un recordatorio de suscripción a todos los suscriptores, pincha en el botón 'Recordar a todos'. El mensaje recordatorio de suscripción contiene:

  • el nombre de la lista a la que pertenece el suscriptor;
  • la dirección de correo con la que se ha suscrito el suscriptor.
  • el password de lista del suscriptor;
  • un enlace a la página de información de la lista;
  • una dirección clickable que permita al suscriptor desuscribirse de la lista.

También puedes configurar un recordatorio de suscripción automático a travéz de la página 'Miscelánea' de la sección 'Editar configuración de la lista'.

Para desuscribir suscriptores desde la página, selecciónalos activando la caja situada al lado de sus nombre y pincha en el botón 'Borrar emails seleccionados'.

Si no quieres notificar a los suscriptores, activa la caja 'Silecioso'. Sin embargo, esto no es recomendable a excepción del caso de suscriptores con mensajes rebotados.

Truco: para seleccionar todos los suscriptores a la vez, primero asegúrate que se muestran todos en la página, y luego pincha en el botón 'Invertir selección':¡todos los suscriptores se seleccionarán en un único click!

Para cambiar las opciones del suscriptor, pincha en su dirección de correo.

Desde esta página, puedes cambiar el nombre, la dirección de correo y el modo de entrega de mensajes del suscriptor. También puedes desuscribirlo.

si el suscriptor está rebotando mensajes, se muestra otro formulario bajo el formulario 'Información del Suscriptor':

La información mostrada incluye:

  • el tipo de error (en Inglés);
  • el número de errores;
  • el periodo en el que ocurrieron los errores.

Puedes comprobar el último error o reiniciar los errores. Si reinicias los errores, el contador del suscriptor se establecerá a cero.

Para gestionar más fácilmente las direcciones que generan rebotes, ve a la página 'Rebotes' del módulo de administración de la lista.

Gestionar rebotes

Cuando hay algún problema con la dirección de correo de alguno de los suscriptores (direcciones de correo obsoletas, direcciones temporalmente no disponibles cuando se envió algún mensaje, cuota de inbox excedida, etc.), el portentace de direcciones con rebotes se muestra en el menu lateral izquierdo bajo el nombre de 'Ratio de errores'. Para comprobar las direcciones con rebotes, ve a la página 'Rebotes del módulo de administración de la lista.

Sympa gestiona automáticamente a los suscriptores con rebotes: según el número de errores y el tráfico de la lista, los suscriptores con rebotes son notificados, desuscritos, o su contador se reinicia a cero cuando sus direcciones paran de rebotar mensajes.

Para hacer que las direcciones de correo paren de rebotar mensajes, selecciónalas activando sus casillas y pinchando en el botón 'Reiniciar errores para los usuarios seleccionados'. Si los errores persisten, las direcciones volverán a informarse como direcciones con rebotes tan pronto como un mensaje se mande a la lista.

También puedes desuscribir aquellos suscritores cuyas direcciones de correo siguen rebotando mensajes: demasiadas direcciones con rebotes provocan una carga considerable en los servidores de listas de correo. Para desuscribir a suscriptores, selecciónalos activando las casillas en frente de sus nombres y pincha en el botón 'Borrar direcciones de correo seleccionadas'.

Truco: para seleccionar todos los suscriptores a la vez, primero asegúrate que se muestran todos en la página, y luego pincha en el botón 'Invertir selección':¡todos los suscriptores se seleccionarán en un único click!

Moderar mensajes enviados a la lista

Cuando una lista es moderada, todos los mensajes deben ser aprobados por uno de los moderadores antes de ser distribuidos a la lista· Después de enviar un mensaje a la lista, se notifica automáticamente a los los suscriptores por correo indicando que su mensaje será moderado. Para los moderadores, también reciben una notificación de Sympa, la cual incluye el mensaje a moderar.

Puedes realizar operaciones de moderación tanto por email, respondiendo el mensaje recibido de sympa, o a través de la interfaz web del servidor de listas. Para hacer eso, pincha en el enlace 'Mensaje' del submenú 'Moderar': se te dirigirá a una página que muestra todos los mensajes que necesitan moderación (los mensajes más recientes están al principio de la página). Para leer un mensaje, pincha en el asunto .

You have two options:

  • autorizar la distribución del mensaje a la lista;
  • rechazar el mensaje y notificar al remitente: cuando rechazas un mensaje, es mejor notificárselo al remitente...

Todos los moderadores pueden decidir si distribuir un mensaje o no. Sin embargo, el primer moderador que procese el mensaje será el que tome la decisión. Sympa te avisará si intentas procesar un mensaje que ya ha sido moderado. Cuando hay varios moderadores, es mejor modrar los mensajes desde la interfaz web del servidor de listas de correo: así,podrás ver los mensajes que quedan realmente por moderar.

Independientemente de la fecha y hora de la moderación, la fecha y hora del envío del mensaje no varía. Así, si la distribución del mensaje se aprueba con mucho retraso, ¡es posible recibir un mensaje datado el 1 de Enero el 31 de diciembre!

En caso de que el mensaje se rechace con una notificación, el suscriptor que lo ha enviado es notificado por correo electrónico. Puedes personalizar el mensaje que éste recibe.

Activando el casilla 'Rechazar sin notificación' te permitirá prevenir que se notifique al autor del mensaje.

Activando la casilla 'Añadir a la lista negra' añade al autor del mensaje a la lista negra de esa lista de distribución, además de omitir la notificación. Puedes manejar la lista negra a través del botón 'Editar lista negra' en la parte inferior de la página.

Si deseas personalizra el mensaje de rechazo que se envía al autor del mensaje a moderar, puedes hacerlo a través del botón 'Gestionar mensajes de rechazo. La página de gestión de mensajes permite definir un conjunto de mensajes de rechazo así como definir uno por defecto.

Recuerda: puedes añadir o quitar moderadores a través del módulo de administración de la lista. Para hacer eso, desde la página de información de la lista, pincha en 'Admin', en 'Editar configuración de la lista', y luego en 'Definición de la lista'.

También es posible procesar mensajes tras su distribución a la lista; esto puede ser útil cuando una lista no está moderada. Si quieres borrar un mensaje,búscalo en el archivo online de mensajes y pincha en el botón 'Marcer este mail para borrado' en la esquina superior derecha del mensaje. Se mostrará un mensaje de confirmación; pincha en 'OK'. El mensaje se borrará tras unos segundos.Ten cuidado: ¡¡¡esta operación es irreversible!!!. Si borras un mensaje, no podrás recuperarlo.

Gestionar el archivo de mensajes

El gestor de listas de correo Sympa puede generar ficheros comprimidos descargables (formato .ZIP) de los mensajes enviados a la lista. Para descargar esos archivos, selecciona el mes que te interesa en la lista y pincha en el botón 'Descargar fichero ZIP'.

Nota: en la lista 'Selección de archivo', para seleccionar todos los meses durante los que se han enviado mensajes, pincha en el primer mes, mantén pulsada la tecla SHIFT y pincha en el último mes de la lista.

Recibirás un fichero del tipo 'nombredelalista_archive.zip' que contiene un directorio llamado nombredelalista_año-mes(ejemplo: lista_ejemplo_2009-06por cada mes. Dentro de cada directorio, el nombre de los ficheros son números correspondiendo a la posición del mensaje según posición cronológica de fecha de envió (ejemplo: el fichero nombrado '1' contiene el primer mensaje enviado del mes). Los ficheros de mensaje no tienen extensión; utiliza un editor de textos de tu elección (Bloc de Notas, WordPad, Vim, etc.) para abrirlo. Cada fichero representa un mensaje completo (con todas las cabeceras).

Desde la página "Gestionar archivo", puedes también borrar mensajes(borrado mes a mes y no mensaje a mensaje). Para hacer esto, selecciona los meses que te interesan en la lista y pincha en el botón 'Borrar meses seleccionados'.

Ten cuidado: ¡¡¡esta operación es irreversible!!!. Cuando pinchas en 'Borrar meses seleccionados', ten en cuenta que no solo estas borrando un fichero, ¡¡¡sino también el archivo de mensajes del mes seleccionado!!!

Renombrar la lista

En el módulo de administración de la lista, pincha en 'Renombrar lista'. Introduce el nombre que elijas y pincha en el botón 'Renombrar esta lista'. Se mostrará un mensaje de confirmación; pincha en 'OK'.

Si cambias de parecer, solo tendrás que realizar la operación inversa para volver al nombre anterior.

Ten cuidado: cuando renombras una lista, tienes que notificárselo a los listmasters; en caso contrario, el cambio no será efectivo.

Algunos consejos para nombrar tus listas:

  • No uses ningún espacio, acentos o caracteres especiales en los nombres de lista: dichos caracteres pueden causar problemas.
  • Elige un nombre explícito y corto: piensa en los suscriptores que tendrán que escribir el nombre cada vez que quieran mandar un mensajes a la lista.
  • Si gestionas un conjunto de listas, puedes utilizar un prefijo común para todas tus listas; de esa forma se mostrarán juntas en los listados y serán fácilmente reconocibles (ejemplo: xx-usuarios@listas.csic.es, xx-soporte@listas.csic.es.fr, etc.).

Borrar la lista

En el módulo de administración de la lista, pincha en 'Borrar lista'. Se mostrará un mensaje de confirmación; pincha en 'OK'.

Ten cuidado: si borras la lista, ¡¡¡no podrás abrirla tu mismo!!!. Si quieres reabrir la lista, tendrás que consultar con los listmasters.

En términos reales, ¿cuales son las consecuencias de borrar una lista?

  • Todos los suscriptores son automáticamente desuscritos (incluyendo propietarios y moderadores).
  • El archivo de mensajes se mantiene pero ya nadie puede acceder a él.
  • Los documentos publicados en el espacio web compartido de documentos se mantienen pero ya nadie puede acceder a ellos.
  • Solo los listamsters tienen el poder de reabrir la lista; si lo hacen, los suscriptores que anteriormente estaban suscritos a la lista serán automáticamente suscritos de nuevo.

Ten cuidado: debido a una pequeña latencia, las páginas de listas pueden permanecer accesibles por un tiempo si conoces sus direcciones. Después, serán completamente inaccesibles.

Si quieres que todos los ficheros asociados se borren permanentemente, debes preguntar a los listmasters.

Buenas prácticas

In order to have dynamic lists, you must be deeply involved in their exchanges: if a list is neither controlled nor enlivened by its owners, it may result in a loss of quality in its messages and it might even end up vanishing...

El uso del correo electrónico en general y el uso de listas de correo implica un conjunto de reglas precisas y necesarias para compartir comunicaciones agradables: el "Netiquette". Como moderador o propietario de una lista, tu rol consiste en que los suscriptores las respeten. Encontrará los principios generales de la Netiquette, así como muchos links en la página de la Wikipedia dedicada a la Netiquette.

Debes escribir unas condiciones de uso de tu lista para definir todas las reglas que se aplicarán en su uso:

  • temas permitidos, tolerados y prohibidos;
  • escribir reglas (por ejemplo para especificar el lenguaje en que los suscriptores deben publicar, para banear "lenguaje SMS", etc.);
  • reglas aplicables al enviar mensajes (frecuencia, adjuntos, etc.);
  • responsabilidades de suscriptores con respecto a la netiquette;
  • derechos y obligaciones de los suscriptores;
  • información sobre la retención de los mensajes enviados a la lista;
  • información legal y política de privacidad;
  • sanciones aplicables a aquellos que no respetaran las reglas de la lista;
  • etc.

Con la intención de que todos lean las condiciones de uso de la lista, debes incluirla en el mensaje de bienvenida que se les envía después de suscribirse. Para hacer eso, necesitas personalizar dicho mensaje a través de la página 'Personalizar' del módulo de administración de la lista.

When available, the 'Owner and moderator charter' provides list owners and moderators with all the necessary information to carry out their roles. This Charter involves all the rights and responsibilities of owners and moderators.



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